• 'DigiDoc Pro' is een archiveringssoftware waarmee u digitale beelden kan beheren.
• Beelden kunnen worden aangevuld met metagegevens (indexering) en vormen zo digitale documenten.
• De toepassing laat toe om:
• Opzoekingen te doen op basis van de metagegevens, of fulltext indien OCR werd toegepast
• Uitgebreide filters in te stellen
• Lijsten te maken of data te exporteren naar kantoortoepassingen zoals ‘Microsoft Office’ of ‘OpenOffice’
• Via sjablonen kunnen documenten geïntegreerd worden in een standaardbrief.
• Beelden kunnen met een zelfgekozen beeldverwerkingsoftware opgeroepen worden.
• Als gebruiker op een eenvoudige manier beelden toe te voegen, aan te passen of te schrappen uit bestaande documenten

Documenttypes

Het opslaan van gegevens die verband houden met de archivering van beelden ivm 'Burgerlijke Stand' of bv. 'Notulen' vereisen een verschillend aanbod van metagegevens. 'DigiDoc Pro' laat dit perfect toe.

• Alle denkbare documenttypes zijn mogelijk.
• 2 types werden standaard uitgewerkt: beheren van 'Akten van de Burgerlijke Stand' en 'Notulen'.
• Op vraag van de gebruiker kunnen andere types toegevoegd worden.
• Afhankelijk van het documenttype wijzigt de interface en de filtermogelijkheden.

Gebruikersinterface

• Moderne en gebruiksvriendelijke interface met ontelbare mogelijkheden.

Zoeken

Fulltext

De ingebouwde filter laat toe om opzoekingen te doen zoals vandaag gebruikelijk op het Internet.

U kunt bijvoorbeeld ‘geboorte’ + ‘gent’ invoeren en alle documenten waarin beide woorden voorkomen zullen worden getoond. Over hoofd- of kleine letters hoeft u zich geen zorgen te maken.

Wildcard

Achter een deel van een woord zet u een ‘*’ en alle documenten waarin een woord voorkomt dat begint met de invoer worden voorgesteld.

Voorbeeld: invoer van ‘vander*’ vindt documenten met daarin als metadata bv. 'vandersteen', 'vanderelst' of 'vanderwiele'.

Klinkt als

Maak u zich geen zorgen wanneer u niet juist weet hoe iets geschreven wordt. Zet gewoon een tilde (~) achter een naam en alle namen die zo 'klinken', verschijnen.

Voorbeeld: invoer van 'dhondt', zal ook documenten met daarin als metadata 'D'Hondt' of 'Dhond' of 'Dondt' kunnen terugvinden.

OCR = Optical Character Recognition (optioneel)

Een gescande tekst kan via dergelijke software vertaald worden naar een tekstdocument. Opzoekingen kunnen dan ook gebeuren binnen dit OCR-document en dus op de inhoud van het beeld.

Afschriften/ Export

Van alle beelden kan via de knop ‘Afschrift’ door middel van een sjabloon een tekstdocument aangemaakt worden. Niet enkel 'Microsoft Word' (doc) wordt ondersteund, maar ook het ‘OpenDocumentFormaat’ (odf) en PDF. Het werken met een onbeperkt aantal sjablonen laat toe van sterk gepersonaliseerd te werken.

Resultaten in lijstvorm kunnen ook geëxporteerd worden. Ondersteunde formaten hier zijn ods, Microsoft Excel (xls) en pdf.

Efficiënt indexeren

Onze scandienst kan voor uw organisatie grote aantallen snel indexeren door middel van professionele (book)scanners.
Wenst u toch zelf aan de slag te gaan, dan hebben we daarvoor een intuïtieve interface ontwikkeld.

Beelden bekijken

Bij een dubbelklik op eender welk beeld wordt de standaard beeldverwerkingsoftware opgeroepen. Afhankelijk van welke software aan welk type beeld wordt gekoppeld, kunt u beelden op bekijken, afdrukken en - waarom niet - bewerken via zelf gekozen of standaard geïnstalleerde software.

Koppeling met WinBST

Organisaties die met onze toepassing 'Burgerlijke Stand' (Winbst) werken, hebben vaak al heel wat akten hiermee opgemaakt. Deze kunnen zonder bijkomende inspanning geïntegreerd worden in 'DigiDoc Pro'.

Bestaande gebruikers

Gebruikers die reeds met de vorige versie werken hoeven zich geen zorgen te maken. Een conversie naar de nieuwe bestandslay-out is voorzien.

Online handleiding

Een online handleiding is voorzien en legt u eenvoudig uit hoe u de verschillende handelingen moet uitvoeren.

Gebruikersbeheer

Rollen en rechten laten toe van per gebruiker in te stellen wat die mag doen. Hoofdgebruikers krijgen alle rechten, anderen krijgen slechts toegang tot bepaalde delen/documenten of kunnen enkel consulteren.

Systeemeisen

De toepassing werd volledig ontwikkeld in Java en maakt gebruik van een eigen ontwikkeld CMS-systeem (daisy). De toepassing kan zowel onder Linux als Windows functioneren. Afhankelijk van het aantal gebruikers en de hoeveelheid data wordt een gepersonaliseerde oplossing per bestuur uitgewerkt.

ScanDienst

Onze scandienst bezit moderne professionele beeldscanners.
Daarmee kunnen wij uiterst efficiënt grote hoeveelheden haarscherpe scans maken. Deze dienst kan u helpen met het vlot opbouwen van een digitaal archief. Niet enkel voor akten 'Burgerlijke Stand', maar evengoed voor 'Notulen', 'Bevolkingsfiches', 'Krantenknipsels', 'Briefwisseling', enz.… .